Payer niveau : UN 3/9 l $2804/mo.
RÉSUMÉ :
Planifier et réaliser une grande variété de gestion de projet & tâches administratives sous la direction du directeur Connect & soins. Effectuer des tâches complexes dans un environnement de bureau rapide dans des conditions souvent changeantes. Surveillance a reçu se compose de cession du problème et analyse de sa nature.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
- Coordonner et diriger des équipes de projet, tel qu’assigné par Connect & soins Directeur, à créer des applications et outils technologiques champ concentré. Ces responsabilités de gestion de projet comprendra :
- Consultations avec le directeur d’identifier clairement les buts et les objectifs pour chaque projet
- Identifier et mobiliser les ressources nécessaires
- Faciliter les rencontres et discussions liées à des projets spécifiques
- Surveiller les résultats et présenter des rapports périodiques au directeur sur l’efficacité globale
- Servir de l’adjointe Administrative au directeur de Connect & soins soulager lui d’une variété de tâches techniques et administratives ; aider les autres comme indiqué.
- Composer et gérer des communications internationales et nationales par e-mail, fax et téléphone ou en personne où jugement, connaissance et l’interprétation des politiques peuvent être nécessaires au nom du directeur ; préparer une variété de correspondance, agendas, mémoires, rapports, notes et autres matériaux de type et distribuer aux assignés personnel.
- Assurer la liaison de communication au nom du directeur avec des ressortissants étrangers de différents ministères ainsi que coordonner avec d’autres organismes partenaires pour atteindre les objectifs assignés.
- Interpréter, appliquer et expliquer les règles, règlements, politiques et procédures selon les besoins.
- Diffuser des informations et horaires pour le personnel nécessaire pour assurer une coordination efficace du ministère ou des fonctions du programme ; fournir des renseignements en conformité avec les politiques internes et les procédures de protection de la confidentialité.
- Participer aux réunions et comités tel qu’attribué ; prendre des notes, le cas échéant, y compris une gestion correcte des documents de nature confidentielle ;
- Gérez tous les aspects de la planification, y compris la préparation, de notification et d’exécution d’une variété de conférences et de réunions.
- Gérer la préparation du voyage et des arrangements de voyage y compris suivi (nationaux et internationaux, y compris les demandes de visa) et matériel de présentation.
- Maintenir les équilibres budgétaires ; exécuter et contrôler les dépenses des fonds, y compris les remboursements. Maintenir le système de production intégré pour tous les fichiers de courrier électronique, les fichiers électroniques stockés sur les ordinateurs, et tous les dossiers papier, médias, archives, etc..
RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION :
Superviser des équipes de projet, supervision de certains membres du personnel technique et non technique dans la réalisation d’essais sur le terrain des outils technologiques et des applications.
QUALITÉS :
Pour effectuer cette tâche avec succès, un individu doit pouvoir effectuer chaque devoir essentiel de façon satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessous représentent les connaissances, compétences et capacité requise. Accommodements raisonnables peuvent être faites pour permettre aux personnes ayant une déficience exécuter les fonctions essentielles.
CAPACITÉ À :
- Démontrer les capacités et les compétences dans le domaine de la gestion de projet et mise en œuvre.
- Être bien organisé et démontrer la capacité à mener plusieurs tâches.
- Prendre des décisions au nom du directeur lorsqu’il n’est pas disponible.
- Travailler de façon autonome et preuve de discernement et arrêt en position et d’agir et anticiper les besoins du directeur. Cette position exige un haut degré d’intégrité, car ils travaillent souvent avec des informations confidentielles et sensibles.
- Être capable de travailler sous pression avec des contraintes de temps/délais et souci du détail.
- Gérer les changements instantanés pour les priorités et les calendriers de l’emploi et de travailler avec diplomatie et démontrer de bonnes relations interpersonnelles.
- Démontrer la compréhension et l’engagement envers la mission et le but du Cru.
CONNAISSANCE DE :
- Principes de gestion de projet et techniques.
- Une connaissance approfondie et la compréhension des opérations et procédures du ministère.
- Fonctions avancées et techniques d’applications de type Microsoft Office incluant Word, Excel et autre bureaux associés des logiciels tels que PowerPoint et Publisher. En outre, doit être compétent dans la suite d’outils de Google.
- Compétences de l’excellente communication orale et écrite, téléphone et techniques de communication, ainsi que des compétences linguistiques et d’édition.
FORMATION ET EXPÉRIENCE :
N’importe quelle combinaison équivalente aux cours de niveau collégial 2-3 ans de travail en administration des affaires et domaine connexe et au moins 3-5 ans d’expérience dans un bureau de la gestion ou à des postes administratifs de responsabilité croissante, y compris ordinateur de niveau avancé applications et volonté d’apprendre les aspects techniques du poste.
