Assistante administrative 3

Payer niveau : Salaire de 14,53 $/ hr.

RÉSUMÉ :

L’adjoint administratif américain stratégie effectue une grande variété de fonctions de Secrétaire administratives pour le directeur de la stratégie nous, directeur associé et l’équipe. Ils coordonnent et mettre en œuvre les projets de stratégie nous du département dans un environnement de bureau rapide dans des conditions souvent changeantes. Surveillance a reçu se compose d’une formation approfondie et continue que nous fournissons, affectation du problème et la discussion de sa nature.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

• Activement et volontairement grandir dans sa foi chrétienne
• Maintenir un témoin positif pour le Christ
• Exprimer une dépendance vis-à-vis de l’Esprit Saint
• Partager ce que Dieu est l’enseignement lui
• Toujours assister et participer à la fois de dévotion équipe/Ministère

Pour ce poste :

1. Servir comme adjointe Administrative pour nous stratégie, soulageant le directeur et les autre département leadership d’une variété de tâches techniques et administratives.
2. Suivre et administrer la correspondance électronique du directeur de gérer, organiser et hiérarchiser les comptes de messagerie et Google docs.
3. Suivre et administrer le calendrier du ministère de l’organisation et la planification des réunions et des événements très : y compris réservant et préparation des salles de réunion et l’organisation de restauration.
4. Faire des réservations pour le personnel du ministère et les invités ; y compris réservation de transport aérien, l’hébergement et au sol pour des trajets nationaux et internationaux et obtenir les visas nécessaires, une assurance et cash advance exigences.
5. Remplir et suivre les diverses tâches de saisie de données ; notamment en aidant avec le suivi budgétaire annuel en développement et chaque mois des dépenses.
6. Préparer et tapez une variété de correspondance, emails, agendas, mémos, rapports, notes, les contrats et les matériaux, y compris des documents de nature confidentielle de la réunion.
7. Préparer les rapports financiers pour l’équipe de stratégie nous et effectuer des analyses de base par rapport à des projets selon les besoins.
8. Représenter le département et en répondant aux questions des autres membres du personnel et de saluer les invités du ministère.
9. Coordonner la planification et la mise en œuvre des projets du ministère selon le processus de gestion de projet JFP :
   1. Coordonner les projets du début jusqu'à la fin de suivre les progrès, mise à jour de leadership nous stratégie sur le statut, rencontre avec les différents membres dans les ministères respectifs, organisant des rencontres, communiquer avec les intervenants sur demande/Commentaires / suivi et finaliser la processus de récapitulation avec tous les membres concernés.
   2. Coordonner avec les graphistes, directeurs de studio, fournisseurs, partenaires, dirigeants Jésus Film, de marketing et d’établir des méthodes efficaces de produit coulissante et de la distribution.
10. Maintenir le système de production intégré en conjonction avec le protocole JFP pour tous les fichiers de courrier électronique, les fichiers électroniques stockés sur les ordinateurs, et tous les dossiers papier, médias, archives, etc..
11. Participer aux réunions et comités tel qu’attribué ; prendre des notes, le cas échéant, y compris une gestion correcte des documents de nature confidentielle ; préparer une variété de correspondance, agendas, mémoires, rapports, notes et autres matériaux de type et distribuer aux assignés personnel.
12. Apprendre les bases de données internes et développer la capacité à fournir des rapports, suivi et information requise. Gérer le financement et le processus de « SPQ » (Questionnaire de planification de stratégie) et tous les devoirs avec précision et selon calendrier. Piste de financement données, etc., dans Excel.
13. Traverser la participation fonctionnelle avec la stratégie de champ équipe (FST) : participent aux réunions de certains FST, Admin de FST en cours de formation et fonctions d’Admin associés avec les rôles de TVF Geo Coach pour l’Amérique du Nord et l’Océanie.

D’autres fonctions (Non essentiel) :

• Accomplir des fonctions connexes ou projets spéciaux confiées.
• Faciliter l’ambiance d’équipe du département en organisant l’honorant des anniversaires, achèvement du MPD de prise en charge du personnel, l’arrivée de nouveaux employés et la commémoration d’autres événements spéciaux.
• Participer à la campagne de l’appel du Noël, complétant la quantité requise d’appels.
• Aider à l’analyse et la rationalisation des politiques, procédures et processus pour améliorer la précision et l’efficacité du département globales.
• Commander et gérer l’utilisation de fournitures de bureau et d’accueil du ministère.
• Documents d’examen et de la preuve, documents et formulaires pour la précision, l’exhaustivité et la conformité aux règles et réglementations applicables.
• Soumettre des demandes d’ordre de travail pour des questions de technologie de maintenance ou d’informations.

CONNAISSANCES, aptitudes et capacités :

• Équipements, procédures et pratiques des bureaux modernes.
• Usage de l’anglais correct, grammaire, orthographe, ponctuation et vocabulaire.
• Compétences en communication orale et écrite.
• Organisation du ministère, opération, politiques et objectifs.
• Étiquette de téléphone approprié, relations interpersonnelles et manutention à l’intérieur et les contacts avec l’extérieur à tous les niveaux organisationnel avec considérable tact, discrétion, patience et courtoisie, avec possibilité de saisir la compréhension de la situation et faire recommandations.
• Préparation du budget et du contrôle.
• Advanced opération ordinateurs personnels, y compris de Google et de Microsoft Office Suite G
• Méthodes de recherche fondamentale.
• Montage et vérification des compétences.

CAPACITÉ À :

• Réaliser une grande variété de fonctions administratives et de secrétariat complexes avec un degré élevé de rapidité et de précision.
• Communiquer efficacement oralement et par écrit.
• Démontrer la compétence intermédiaire dans Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
• Tapez avec précision à 60 mots par minute.
• Établir et maintenir des relations de travail coopératif et efficace avec les autres.
• Apprendre, appliquer et expliquer les politiques, procédures, règles et règlements.
• Analyser les situations avec précision et établir un plan efficace d’action.
• Planifier et organiser le travail.
• Travailler confidentiellement avec discrétion.
• Travailler de façon autonome avec peu de supervision ou de direction.
• Exercer les fonctions intermédiaires niveau comptabilité/budgétisation.
• Analyser et interpréter les rapports et États financiers fondamentaux.
• Utiliser un ordinateur avec un logiciel avancé et d’autres équipements de bureau normal. Expérience avec les ordinateurs Apple Mac et le logiciel est un bonus, mais pas obligatoire.
• Maintenir des fichiers et des dossiers précis.
• Effectuer des tâches avec une très grande attention au détail. \ coordonner des tâches multiples en simultané.

ÉTUDES et expérience :

N’importe quelle combinaison équivalente à : deux ans de niveau collégial travaillent dans le bureau gestion et trois à cinq ans d’expérience en secrétariat ou des postes de direction du Bureau des responsabilités croissantes.